Comment organiser un voyage d’affaires sur-mesure ?

Aller à la rencontre de ses partenaires et de ses futurs clients est un excellent atout pour la réussite d’une stratégie de communication de l’entreprise. Rencontrer directement ses collaborateurs permet de mettre toutes les chances de son côté pour décrocher un nouveau contrat. Le voyage d’affaires tient ainsi une place fondamentale dans le développement d’une entreprise ainsi que pour maintenir sa stabilité face à la concurrence. Afin qu’il puisse apporter le résultat escompté, l’organisation est de mise si l’on souhaite que la rencontre puisse être fructueuse.

Comment réussir son voyage d’affaires ?

Le succès d’un voyage d’affaires repose essentiellement sur la préparation et l’organisation. Cependant, la réalisation d’un voyage d’affaires est loin d’être facile, c’est pourquoi certaines entreprises confient le projet à une agence spécialisée dans les voyages d’affaires sur-mesure. Toutefois, avec de la patience, un sens aigu de l’anticipation et de l’organisation, il est facile de ne pas se perdre lors de la préparation d’un voyage d’affaires. Comment alors organiser efficacement le déplacement de vos collaborateurs ?

Si vous êtes chargé de mettre en place le déplacement d’affaires de votre dirigeant, ce dernier aura besoin d’informations précises et d’un programme bien planifié. La première étape sera de lui créer un rétro planning de ses rendez-vous lors du déplacement. Dates, lieux, heures, liste des personnes à rencontrer ainsi que la durée du déplacement devront être minutieusement enregistrés et précisés.

Une fois le point établi, il est temps de préparer les dossiers de voyage et tous les documents en rapport avec l’objectif du voyage. Cette partie se résume à la préparation des formulaires administratifs comme les papiers d’identité tels que le passeport. Afin que la mission ne soit compromise, il est crucial que vous vérifiiez si le passeport est encore en cours de validité. Dans le cas contraire, prévoyez un délai supplémentaire pour en faire la demande. Il est donc judicieux de vérifier le passeport un mois voire deux mois à l’avance.

Enfin, il est important de vérifier tous les documents d’entreprise pour une éventuelle présentation ainsi que tous autres documents qui pourront être utiles lors du déplacement. Pour faciliter davantage le travail de votre supérieur, la numérisation de ces mêmes documents est obligatoire. Grâce à la sauvegarde sur le Cloud, il est aujourd’hui possible d’accéder à toutes les données n’importe où grâce à une connexion internet et un smartphone, une tablette numérique ou un ordinateur.